Bexter

Overstap van Avalanche naar TrackOnline: hoe werkt dat?

Eerder schreven we  over het proces om over te stappen van Avalanche naar TrackOnline. Het overstapproces bestaat in feite uit drie stappen: een introductie van TrackOnline, het opruimen en overzetten van de database van Avalanche en een training van TrackOnline. In dit artikel beschrijven we de stappen van het migratieproces gedetailleerder.

 

Quattro Plant, één van onze klanten die de overstap maakte naar TrackOnline, stapten eind 2019 over van Avalanche naar TrackOnline. Zij waren op zoek naar software die de diversiteit van registraties eenvoudig verwerkt in combinatie met moderne communicatiemogelijkheden zoals de chatfunctie. Op deze manier kwamen zij uit bij TrackOnline. Nadat zij de stappen van het migratieproces hebben gevolgd zijn zij volledig geïntegreerd met het nieuwe emballage registratie platform TrackOnline. Hieronder beschrijven we de drie stappen die je dient te nemen om de overstap naar TrackOnline te maken.

 

#1 TrackOnline introductie

Allereerst zal één van onze TrackOnline experts langskomen op locatie om TrackOnline te introduceren. We zullen een demonstratie geven van TrackOnline waarbij we specifiek kijken naar de bedrijfsprocessen van jouw organisatie en wat TrackOnline hierin kan betekenen. Om een duidelijk beeld te krijgen van wat TrackOnline kan, zullen we voorbeelden geven over de sector waarin het bedrijf werkzaam is. Is dit bijvoorbeeld retail, sierteelt, pooling, automotive of transport? Er zijn al vele bedrijven in deze verschillende sectoren werkzaam met TrackOnline en hierdoor kunnen we voorbeelden benoemen over hoe de bedrijfsprocessen het beste kunnen worden ingericht met TrackOnline.

 

Er zal ook een link worden gemaakt naar Avalanche om uit te lichten hoe de functionaliteiten van Avalanche terugkomen in TrackOnline. Even ter verduidelijking, TrackOnline is geen vervanging van Avalanche. TrackOnline is het nieuwe emballage registratie platform die de beste processen en functionaliteiten van Avalanche heeft overgenomen, met daarbij nog een aantal verbeteringen die meegaan met de moderne technologie waarbij de software in de cloud werkt en bijvoorbeeld ook beschikbaar is als mobiele applicatie.

 

#2 Database van Avalanche opschonen en overzetten 

De klant weet inmiddels wat TrackOnline is en wat het voor hun organisatie kan betekenen. Vervolgens krijgt de klant de mogelijkheid om de database van Avalanche op te schonen. Dit houdt in dat de klant kijkt of er gegevens, zoals onnodige data niet meer relevant zijn of lang niet meer gebruikt zijn, kunnen worden verwijderd. Op deze manier neemt de klant een opgeruimde database mee naar TrackOnline. Vervolgens krijgt de klant de keuze van Bexter over welke stamgegevens er worden overgezet naar TrackOnline. Zo kan de klant er voor kiezen om enkel de stamgegevens over te zetten, de gehele transactie geschiedenis of te beginnen met een lege database. Nadat deze keuze is gemaakt, wordt de opgeschoonde database naar Bexter gestuurd en zetten onze ontwikkelaars de data over naar TrackOnline.

Bovendien krijgt men de mogelijkheid om met TrackOnline te oefenen in zijn huidige database om een aantal transacties te oefenen. Zodoende krijgt de klant gevoel met het nieuwe emballage registratie systeem. Tijdens het experimenteren met TrackOnline krijgt de klant training (zie stap 3) en nadat er genoeg is geoefend met TrackOnline zullen we de testdatabase leegmaken en opnieuw inladen met de originele data uit Avalanche.

 

#3 Processen van TrackOnline

In de laatste stap ontvangt de klant een training van TrackOnline. De gebruikers die (dagelijks) werkzaam waren met Avalanche, worden getraind om vertrouwd te raken met het nieuwe emballage registratie systeem. Deze training bestaat uit twee onderdelen.

 

Allereerst nemen we de huidige bedrijfsprocessen van de klant door. We kijken hoe de processen zijn ingericht en maken hierbij een link naar Avalanche. Deze processen zullen we uitwerken en vormgeven en inrichten in TrackOnline.

 

Vervolgens krijgen de TrackOnline gebruikers training in deze dagelijkse processen. De gebruikers krijgen hierbij de mogelijkheid om met hun eigen database te oefenen, zoals besproken in stap 2. Tijdens de training demonstreren en oefenen we de verschillende functionaliteiten van TrackOnline. Er wordt bijvoorbeeld uitgelegd hoe men rapporten kan opvragen en opsturen naar een relatie en hoe je data deelt via TrackOnline CONNECT. Daarnaast laten we zien hoe de mobiele applicatie werkt. Dit is voornamelijk relevant voor gebruikers die veel met de mobiele applicatie gaan werken, zoals degene die orders klaarzetten voor vrachtwagens. Je ontvangt als klant alle nodige training en documentatie voor de verschillende gebruikers van TrackOnline. Als de training geslaagd is wordt de database nogmaals opgeschoond, zodat de data waarmee geoefend is wordt verwijderd en de klant nu echt kan gaan starten met TrackOnline!

De juiste investering

Overstappen van Avalanche naar TrackOnline lijkt een investering, maar met een blik op de toekomst, waar in het bedrijfsleven de digitalisering van bedrijfsprocessen centraal staat is de overstap een goede investering voor op de lange termijn. Peter van Gijlswijk, directeur van Quattro Plant, benoemde het volgende:

In de toekomst is het een must dat alles real-time benaderbaar is, een tijdperk waar we allemaal digitaal verbonden zijn met elkaar. Efficiëntie door minder administratieve handelingen en duidelijke digitale communicatie, dat is in de toekomst een pré!

Peter van Gijlswijk, Quattro Plant

Wij staan voor je klaar om je te helpen bij het overstapproces. Mail ons als je meer wil weten over wat een migratie naar TrackOnline voor jouw organisatie kan betekenen!