Bexter

Samenvatting rondetafelsessie track en trace

Vorige week was de eerste rondetafelsessie met als onderwerp track en trace in ziekenhuizen. In deze sessie wisselde de ziekenhuizen kennis en ervaring met elkaar uit en hebben we spraakmakende casussen behandeld die de aanwezigen inspireerde. Ziekenhuizen werken tegenwoordig met ontelbare medische artikelen die zich overal en nergens in een gebouw bevinden. De toegevoegde waarde van een track en trace systeem lijkt bij alle ziekenhuizen te zijn doorgedrongen, maar grote implementaties blijven vooralsnog uit. De vraag die daarom centraal stond was: Hoe zorgen we dat track en trace in Nederlandse ziekenhuizen wordt uitgerold, zodat de zorg ondersteunende afdelingen beschikken krijgen over real time (proces)data?

Kennisdeling

Al jaren bestaat de techniek en software applicaties om een track en trace systeem ziekenhuis breed te realiseren. Onder andere bewezen in andere branches. Ook bevestigde spreker Akin Altunbas, CEO Borda Technology, dit in zijn inspirerende verhaal.

Akin Altunbas won onlangs de award voor ‘best RFID implementation in Healthcare’, toegekend door de Amerikaanse RFID Journal. Hij speelde een leidende rol om alles traceer te maken op de Adana Health Campus in Turkije, dat 1.500 bedden telt. Mede door te werken via publiek private samenwerkingen wordt Internet of Things (IoT) en Tracking in Turkije op grote schaal toegepast. Van infuuspompen tot bedden en zelfs meubilair op kantoren, alles is daar traceerbaar. Deze manier van werken en de schaalgrootte spreken in Nederland tot de verbeelding. Waarom blijven implementaties van deze schaalgrote in Nederlandse ziekenhuizen dan achter? De aanwezigen bij de rondetafelsessie zijn vaak al vele jaren onderweg en bezig in het meekrijgen en overtuigen van de beslissingsmakers, RVE managers, Raden van bestuur.

De conclusie en tips van Akin Altunbas:

  • Track en trace biedt direct toegevoegde waarde doordat je weet in welke zone of specifieke ruimte apparatuur en spullen zich bevinden. De toegevoegde waarde op lange termijn ontstaat door de (big)data die verzameld wordt. Door de verzamelde data te analyseren kunnen efficiëntieslagen in gebruik van apparatuur en verbeteringen van processen worden gerealiseerd. Deze toegevoegde waarde is zo groot en de problemen die hiermee opgelost kunnen worden zo divers, dat de initiële investering zichzelf altijd terugverdient.
  • Track en trace is niet het einddoel. De transitie naar zorg ondersteunende afdelingen die werken op basis van real time data en IoT is onvermijdelijk. Ziekenhuizen die hier nu mee starten kunnen zich onderscheiden en zijn klaar voor de toekomst.
  • Voor de keuze van de techniek achter het track en trace systeem is er geen ‘one-size-fits-all ’. Borda past een mix van technieken toe. Er wordt gebruik gemaakt van passieve- en actieve-Radio-frequency identification (RFID), Bluetooth Low Energy (BLE) en barcodes. Zoek hardware en systemen die meerdere technieken kan uitlezen en ondersteunen.
  • Het wordt alleen een succes als alle lagen van de organisatie, van de bestuurs- en management lagen, zorg ondersteunende afdelingen tot de zorgafdelingen, de toegevoegde waarden van real time data onderschrijven.

Omslag in denken

In Nederland komt het toch altijd weer uit op de vraag: “wat kost dit dan?” Alle baten moeten direct kwantificeerbaar zijn. Business cases voor track en trace waar de patiëntveiligheid centraal staat redden het alleen met dit argument niet. De implementaties in Turkije waren mede mogelijk door een overtuiging dat track en trace zich op termijn terug verdient. In Amerika, waar patiëntveiligheid duidelijk kwantificeerbaar is (het voorkomen van een claim), zien we dat de businesscase met alleen een verbetering van patiëntveiligheid het wel haalt.

Hoe zetten we deze Nederlandse realiteit om in een ander manier van denken? Een aantal besproken voorbeelden:

  • Een businesscase voor alleen het efficiënt inzetten van medisch technische apparatuur redt het niet. Een iets andere benadering van de businesscase met de reductie van zoektijden naar beschikbare apparatuur voor verpleegkundige, is wel haalbaar..
  • Het tekort aan bedden of infuuspompen blijkt vaak geen tekort te zijn, maar een gebrek aan inzicht waardoor afdeling gaan hamsteren. Uiteindelijk heeft de patiënt hier last van.
  • Vierkante meters zijn in ieder ziekenhuis schaars. Voor de centrale wachtruimte van patiënten of opslag van apparatuur is real time inzicht in patiënten- en goederenstromen essentieel.
  • Ieder ziekenhuis is tussen de 20 – 30% medische apparatuur zoals infuuspompen kwijt. Na de start met track en trace bleek dat de bezettingsgraad van medisch technische apparatuur ook nog eens minder dan 50% was. Real time data zorgt voor inzicht waar apparatuur is en helpt om de bezettingsgraad te verhogen.
  • Ander financieringsmogelijkheden zijn denkbaar. Zorg dat afdelingen geen eigenaar meer zijn van apparatuur, maar laat ze leasen of betalen voor gebruik aan de zorg ondersteunende afdelingen. Afdelingen: Laat je ontzorgen!
  • Andere constructie mogelijkheden waarbij de leverancier van het integrale track en trace systeem mee financiert en het ziekenhuis alleen betaald per transactie.

Stip op de horizon

Conventioneel denken en de gangbare oplossingen, gaan de zorg die geleverd wordt in de ziekenhuizen niet betaalbaar houden. De uitdaging is om procesdata te gaan verzamelen en die data te vertalen naar bruikbare info, om patiëntveiligheid te verhogen en processen te optimaliseren.

Hoe komen we daar:

  • De eerste stap is bepalen wat je met de (real time) data wil gaan doen. Welke problemen wil je oplossen? Een OK kan best vragen om ‘een stoplicht’ zodat voor de operatie inzichtelijk is of alle apparatuur, instrumenten en voorraadartikelen aanwezig zijn. Zodra  deze eerste stap duidelijk is, kan de ICT-afdeling , een programmamanager of een leverancier de vertaalslag maken naar de benodigde track en trace onderdelen. Zo bepaal je gezamenlijk de stip op de horizon.
  • Zoeken naar partijen die niet nog meer functionaliteiten of systemen toevoegen, maar die bestaande (data uit) bestaande systemen gebruiken en het simpeler maken voor de zorg (ondersteunende) afdelingen.
  • Begin met de zorg ondersteunende en logistieke afdelingen. Let er op dat de retourstroom van apparatuur en spullen op orde is. Dit kan door het berekenen van statiegeld of het doorbelasten aan afdelingen op basis van gebruik. Bedenk daarbij wie de retourstroom kan uitvoeren, bijvoorbeeld door schoonmaak of logistiek hiervoor in te zetten.
  • Laat met een proef opstelling zien wat er mogelijk is. Maak het niet direct te groot. Maak een begin met één afdeling.  Een zone detectie levert al veel informatie op. Op kamerniveau kan je starten met de meest gebruikte kamers of de intensive zorg.
  • Kortom, gewoon starten!

De voorbeelden genoemd in dit artikel zijn besproken tijdens de rondetafelsessie, maar staan hier opgenomen zonder de betreffende ziekenhuizen te benoemen.

Real time data maakt de zorg beter!